AAUs system til digitale prøver

Vejledninger til studiesekretærer

Administrative værktøjer

  • Kontaktpostkasser
  • Log ind som anden bruger
  • Opret Censor
  • Opret tilsynsperson
  • Udtræk og rapporter

Prøveoprettelse

  • Afsluttende prøver
  • Alle eksamensaktiviteter
  • Flyt studerende mellem prøver - herunder placering af eftertilmeldte studerende
  • Importer prøveindstillinger
  • Opret prøveforløb
  • Opret flere prøver på tværs af eksamensaktiviteter
  • Opret én prøve fra én eksamensaktivitet
  • Opret én prøve fra flere eksamensaktiviteter
  • Slå visning af PUA fra/til for studerende

Prøveopsætning

  • Administrative bedømmelser
  • Bedømmer som administrator
  • Bedømmerfordeling
  • Frigiv besvarelse til bedømmelse
  • Indhent tro- og love-erklæring
  • Massebehandling af prøver
  • Online eksamen
  • Opsætning af systembeskeder
  • Overførsel af karakterer til medbedømmer
  • Planlægning af mundtligt forsvar
  • Rediger rækkefølgen af eksamensinformation
  • Registrer ekstra tid til studerende
  • Send en besked til én eller flere studerende
  • Søgemuligheder i oversigten over prøver
  • Tilknyt besvarelsesinformation
  • Tilknyt opgavesæt

Digitale stedprøver - ITX-Flex

  • Hvad er ITX Flex?
  • Infoark til tilsyn
  • Kort vejledning til studerende - PDF
  • Overvågning af Moodle prøver med ITX Flex
  • Praksis for afholdelse af digitale stedprøver

Generelle funktioner

  • Brug af Filtre i Digital Eksamen
  • Procedure ved fejlindberettede bedømmelser
  • Prøveoversigt
  • Status på tilmeldinger
  • Systembeskeder

Administrative værktøjer

  • +

    Kontaktpostkasser

    Ønskes denne funktion taget i brug, kontakt da Studiesystemer.

    • Det er med kontaktpostkasser muligt at vise denne for brugerne i stedet for den første eksamensadministratorers navn.
    • Det er muligt at vælge om korrespondance med brugerne skal ske via eksamensadministratorer, som det er nu, eller via en kontaktpostkasse.

    Under administrative værktøjer vælges ”Kontaktpostkasse”. Her er det muligt at oprette og redigere kontaktpostkasser på adm. enhedsniveau.

    OBS:
    Kontaktpostkassen skal allerede findes, man kan altså ikke oprette en kontaktpostkasse, som ikke findes i Adm. DB/AD’et.

    Kontaktpostkassen vil blive vist for bedømmer og studerende de samme steder hvor administrator vises:

    For studerende:

    • Eksamensinformation før prøvestart
    • Eksamensinformation efter prøvestart
    • Afleveringskvittering

    For bedømmer:

    • Eksamensinformation før prøvestart
    • Eksamensinformation efter prøvestart
    • Forside på studerendes besvarelser

    Diverse:

    • Når der sendes mail ud til en studerende eller en bedømmer fra administrator på en prøve.

     

    Opret kontaktpostkasse


    Under ”Rediger” knappen kan der tilføjes en eller flere kontaktpostkasser. Udfyld Navn og Adresser (e-mail) og sig ”Tilføj”. Herefter vil postkassen være at finde under ”Primær”.

    Hvis du har fået oprettet en postkasse ved en fejl, eller ønsker at slette, så vælg [x] og sig ”Fjern” i efterfølgende pop-up.


    OBS:
    Hvis en postkasse som allerede eksisterer på prøver, så slettes den også fra de pågældende prøver hvor den var påsat. Den nye der vælges vil nu også være den der fremgår på prøven/erne.

    Når din/dine postkasser er oprettet, vælg da hvilken skal være din primære. Det vil sige, at den der automatisk vil blive tilføjet på alle prøverne, som oprettes under den pågældende adm. enhed.

     

    Vælg eksisterende kontaktpostkasse

    Hvis der blot skal vælges en allerede oprettet kommunikationsform, find da den ønskede i drop-down listen. Når den er valgt, er der gemt.

     

    Oprettese af undtagelse for den valgte postkasse

    Hvis der alligevel under en adm. enhed skal forekomme en undtagelse, det vil sige at den overordnet postkasse ikke skal bruges til alt, så kan der oprettes en ”Undtagelser”. Så kan der fx på alt under Skolen for Engineering and Science godt skulle bruges en postkasse, men lige netop på Studienævn for Energi skulle bruges en anden.

    Sig [Tilføj] og udfyld pop-up, og vælg her hvad der skal være den primære postkasse og [Gem].

     

    Eksamens- og besvarelsesinformation

    Når der oprettes en ny prøve vil det nu under [Eksamensinformation] stå hvilken kommuniktionsform der er valgt:

    Hvis det så på denne prøve alligevel ikke skal være den angivne, så kan man under ”Rediger” på selve prøven, vælge at det fx skal være Eksamensadministrator.

    OBS:
    Hvis der findes flere postkasser, som der skal kunne vælges imellem, så skal de alle være oprettet under ”Kontaktpostkasser” på den pågældende adm. enhed for, at det under Eksamensinformation bliver en mulighed at vælge dem.
     

    Masseredigering

    Det er i forbindelse med masseredigering også muligt at redigere kontaktpostkassen for alle de valgte prøver der skal redigeres.

    1. marker de prøver på hvor der skal ske en masseredigering
    2. sig rediger
    3. vælg eksamens- og besvarelsesinformation
    4. find kommunikationsform og vælg i drop-down den der ønskes
    5. gem

     

    Import af prøvedata fra anden prøve

    Ved import af prøvedata vil kontaktpostkassen, hvis der ikke er sat en kontaktpostkasse på prøven der importeres fra, blive arvet fra den på prøvens adm. enhed.

  • +

    Log ind som anden bruger

    Som TAP er det for dig via et hjælpeværktøj muligt, at logge ind som en anden bruger og herved ”se hvad den anden ser”. For at logge ind som en anden bruger skal du klikker på ”Administrative værktøjer” i toppen af siden på Digital Eksamen og herefter klikke på ”Log ind som anden bruger”.

    Der kan logges ind som følgende brugertyper:

    • Studerende
    • Bedømmer
    • Tilsyn

    Ved login som studerende fremsøger du i feltet ”Bruger” den ønskede studerende via navn, studie nr. eller mail, og herefter klikker ”Log ind som anden bruger”.

    Ved login som bedømmer fremkommer der endnu et felt ”Logintype” hvor der skal vælges om det er tale om en intern eller ekstern bedømmer.

    Fremsøg herefter bedømmer i feltet ”Bruger” via navn eller mail og klik på ”Log ind som anden bruger”.

    Når du er logget ind som en anden bruger foretager du dig handlinger i deres navn. Dette vil fremgå af loggen for den enkelte studerende. Hvis du som TAP eksempelvis afleverer en eksamensbesvarelse på vegne af en studerende, så vil det fremgå af loggen, hvem der har foretaget handlingen. Det samme gør sig gældende hvis du foretager handlinger på vegne af en bedømmer.

    For at logge ud som den anden bruger klikker du på navnet for den pågældende bruger i øverste højre hjørne og klikker herefter på ”Log ud som [navn på den du er logget ind som]”.

  • +

    Opret Censor

    Første gang en censor skal anvendes i Digital Eksamen, skal censoren oprettes i systemet. Oprettelsen sker under menupunktet Administrative værktøjer, hvor der skal indtastes: Navn, E-mail, telefonnummer, CPR-nummer og ophørsdato. 

    Du kan med fordel starte med at søge efter censoren, for at sikre dig, at vedkommende ikke allerede ér oprettet. Benyt søgefeltet i højre hjørne til dette.
     

    Fremsøg censor

    I søgefeltet til venstre kan du søge på censors fornavn, efternavn, email og CPR nr, eller bare dele af disse. Skriv fx "ma" i søgefeltet og tryk [Enter]. Så vil søgeresultatet vise alle censorer hvor "ma" indgår i enten fornavn, efternavn eller email. Blank søgefeltet ved at klikke på [X].

    opret censor

    1. Vælg 'Administrative værktøjer' og klik på 'Administrér censorer':

    2. Klik på knappen 'Tilføj Censor' til højre på siden. I popup-vinduet indtaster du informationer om censoren:

    3. Udfyld informationerne og klik på 'Gem'.

    OBS:

    Hvis censor ikke er dansk statsborger, og derfor heller ikke har et dansk CPR-nummer, skal feltet ikke udfyldes. Når censor logger på Digital Eksamen, skal censor vælge log på med brugernavn/adgangskode i stedet. 

     

  • +

    Opret tilsynsperson

    Første gang en tilsynsperson skal anvendes i Digital Eksamen, skal vedkommende oprettes i systemet. Oprettelsen sker under menupunktet "Administrative værktøjer", hvor der skal indtastes: Navn, E-mail, telefonnummer, CPR-nummer og ophørsdato. 

    Du kan med fordel starte med at søge efter tilsynspersonen, for at sikre dig, at vedkommende ikke allerede ér oprettet. Benyt søgefeltet i højre hjørne til dette.

    Fremsøg tilsynsperson

    I søgefeltet til venstre kan du søge på tilsynspersonens fornavn, efternavn, email og CPR nr, eller bare dele af disse. Skriv fx "ev" i søgefeltet og tryk [Enter]. Så vil søgeresultatet vise alle tilsynspersoner hvor "ma" indgår i enten fornavn, efternavn eller email. Blank søgefeltet ved at klikke på [X].

     

    opret tilsynsperson

    1. Vælg 'Administrative værktøjer' og klik på 'Administrér tilsynspersoner':

    2. Klik på knappen 'Tilføj tilsynsperson' til højre på siden. I popup-vinduet indtaster du informationer om vedkommende:

    3. Udfyld informationerne og klik på 'Gem'.

  • +

    Udtræk og rapporter

    I Digital Eksamen er der følgende muligheder for udtræk:

    rapporter

    Rapportværktøjet tilgås fra 'Administrative værktøjer' pt. kan der dannes to rapporter, Bedømmelsesrapport og Afslutningsrapport. Der vil i løbet af 2019 komme flere rapporter.

    Bestil rapport

    For at generere en rapport trykker man ’Bestil rapport’.

    Herefter vælges hvilken rapport, man ønsker at generere.

    Efterfølgende vælges de forskellige søgningskriterier, som vil være forskellige fra rapport til rapport.

    Der vil altid pr. default være sat flueben i ’Eksporter samtlige kolonner’. Fjernes dette flueben kan man fravælge enkelte kolonner af data i den rapport som genereres.

    Inden bestilling kan man vælge om systemet skal sende en mail, når rapporten er færdig. Der vil kunne være ventetid inden rapporterne er tilgængelige alt efter hvor meget data man ønsker at rapporten skal bygge på.

    Sæt flueben, hvis du ønsker en mail.

    Tryk ’Bestil rapport’ for at færdiggøre bestillingen.

    Rapportkø og seneste rapporter

    Efter bestilling af en rapport, vil den fremgå i en rapportkø. Denne viser hvornår rapporten er bestilt, hvilken rapporttype det er, samt hvornår den forventes at være klar. Der er desuden en knap [X] som annullerer den bestilte rapport, hvis man accepterer den efterfølgende advarsel.

    Under ’Seneste rapporter’ vises de seneste fem rapporter som administratoren har genereret.

    Der vises præcis hvornår rapporten er afsluttet og hvilken rapporttype det er.
    Ved tryk på ’Download rapport’ hentes rapporten, som er i csv-filformat. Denne åbnes typisk i Excel.
    Ved tryk på ’Kopier link’ kopieret et link til udklipsfolderen, som kan deles med andre administratorer (typisk i en mail). Man skal have administratorrettigheder for at kunne downloade rapporten via dette link.
    Hvis der er behov for at dele rapporten med andre uden administratorrettigheder, kan selve den downloadede csv-fil videredistribueres.

     

    Eksportér studerende

    På hver prøve har du mulighed for at at eksportere et udtræk til excel.

    Åbn din prøve og gå til fanen “Studerende”. Hvis du markerer én eller flere studerende, finder du via knappen [Rediger studerende] muligheden “Eksporter studerende”.

    Følgende værdier er med i udtrækket:

    • PrøveIdIntegration
    • Studerende
    • EKA kode og Eka navn
    • Prøvenavn
    • Periode og eksamenstype
    • Studienummer
    • Studerendes navn
    • Eksamensnummer
    • Gruppenavn

     

    Hent Eksamensrapport

    Den eksamensrapport som kan genereres for en enkelt studerende eller gruppe af studerende indholder både feedback angivet af bedømmer som fritekst og også filer som er delt med den studerende.

    Eksamensrapporten leveres som en zip-fil.

    Indholdet af eksamensrapporten er nu som følger:

    • En PDF med den studerendes aktivitetslog (sådan som den fremgår af fanen ’Besvarelser’)
    • En PDF med alle mails sendt af systemet til den studerende vedrørende den konkrete prøve
    • Besvarelsens forside-pdf med de informationer om bedømmere, eksamensinformation osv. der vises på denne
    • Et dokument med en oplistning af gruppemedlemmer (hvis der er tale om en gruppe)
    • I en mappe: ’Opgavesætfiler’ tildelt den studerende
    • Bedømmeruploadede besvarelsesfiler med annoteringer, hvis disse er gjort synlige for den studerende
    • I en mappe: ’Besvarelsesfiler’ (Hoveddokument samt eventuelle bilag)
    • I en mappe. ’Feedback’:
      • PDF med indhold af fritekst feedback-felt, hvis der er angivet indhold enten individuelt eller fælles på prøven
      • Feedbackfiler uploadet af bedømmer enten individuelt eller fælles på prøven

     

    Eksportér valgte prøver

    Fra forsiden kan du vælge at se alle dine prøver under hver prøvetype. Klik fx på [Prøver uden tilsyn] for at komme til en “prøveoversigt”, der viser alle de prøver uden tilsyn, som du har oprettet. Du kan også vælge at se alle prøver under din administrative enhed ved at fjerne fluebenet ud for “Vis kun mine prøver”.

    Allernederst på denne side, finder du en [Rediger]-knap. Hvis du trykker på pilen til højre for knappen, får du mulighed for at eksportere prøvedata fra den eller de prøver, du har sat markering i, i din oversigt:

    Klikker du på ’Eksportér valgte prøver’ vil prøvedata eksporteres til en semikolon-separeret csv-fil (åbnes i excel).

    Følgende værdier er med i udtrækket:

    • Prøvenavn
    • EKA-kode
    • Studerende navne
    • Studienummer
    • Studerende Email
    • Tildelte eksaminatorer
    • Tildelte censorer
    • Afleveringsfrist
    • Afleveringsdato
    • Afleveringstype
    • Titel
    • Hold Id
    • Resultat
    • Sprog
    • Gruppenavn 
    • Mundtligt forsvar – dato
    • Mundtligt forsvar – starttid
    • Mundtligt forsvar – sluttid
    • Mundtligt forsvar – lokale
    • Rækkefølge

Prøveoprettelse

  • +

    Afsluttende Prøver

    HVAD ER EN 'AFSLUTTENDE PRØVE'?

    • Kan have forskellige afleveringsfrister
    • Kan have forskellige eksamenstider
    • bedømmersammensætningen varierer

    Der gælder også særlige regelsæt for ’Afsluttende prøver’, fx krav ift. tidspunkt for det mundtlige forsvar m.fl.
    Eksempel: På nogle studier har de studerende krav på at komme til det mundtlige forsvar senest 4 uger efter aflevering. Hvis en studerende afleverer før fristen, har de således krav på at få fremrykket den oprindelig eksamensdato. Disse regler varierer dog afhængigt af studie.

    En besvarelse på en ’Afsluttende prøve’ har derfor mere karakter af at være en selvstændige prøve, end at være en af mange afleveringer på én samlet prøve, men samtidigt er der ofte nogle gennemgående elementer som er ens. Dette understøtter ’Afsluttende Prøver’ sammen med funktionen ’Masseredigering’, ligesom den har et særligt Dashboard som giver eksamensadministrator et meget bedre overblik over, hvor de enkelte specialer er i processen.

    'Afsluttende Prøver' er designet til Specialehåndtering og de særlige vilkår og regler som gælder for specialer. Løsningen er bygget op omkring:

    • En tæt integration til STADS Specialemodulet.
    • At specialeprøver oprettes automatisk i DE og at hver studerende får sin egen prøve, som AAU ikke har implementeret på nuværende tidspunkt.

    Det betyder, at vi på AAU ikke drager fordel af en række automatisede processer, og at eksamensadministrator vil skulle opsætte flere ting manuelt for at ’Afsluttende Prøver’ kan bruges.

    Omend ’Afsluttende Prøver’ primært er tiltænkt specialer, så kan de markant forbedrede overbliksfunktioner ligeså vel bruges til masterprojekter og bachelorprojekter.

    -------

    HVAD SKER DER NÅR MAN OPRETTER EN 'AFSLUTTENDE PRØVE'?

    Fordelene ved at anvende 'Afsluttende Prøver' er, at der efter prøveoprettelsen kan masseredigeres og at der herefter kan arbejdes ud fra en statusboks som fortæller en, hvor der er sket ny aktivitet og hvor der skal ske handling.

    • Prøverne oprettes på samme måde som andre prøver; vælg blot 'Afsluttende Prøve' i Prøvetype.
    • Ved prøvetypen Afsluttende Prøver får hvert speciale sin egen prøve. Det betyder at der kan være mange prøver med samme eksamensaktivitet.
    • Der kan kun være én besvarelse på hver prøve uanset antal studerende der måtte være i gruppe sammen.
    • Til forskel fra de andre prøveformer, hvor de studerende selv danner grupperne, så er det eksamensadministrator der danner grupperne i forbindelse med prøveoprettelsen – se særskilt vejledning for 'Flyt studerende mellem prøver'.

    EKSEMPLER

    Under fanen 'Alle Eksamensaktiviteter' arbejdes der med aktiviteter.

    EKSEMPEL 1:

    Se eksempel 1 nedenfor med 9 tilmeldinger til eksamensaktiviteten EBM910004C, og herunder 6 oprettede prøver som vil kunne ses under 'Afsluttende prøver', hvor der arbejdes med prøver.

    EKSEMPEL 2:

    Eksempel 2 nedenfor viser alle de oprettede prøver med frister, datoer osv.
    Yderligere ses der en statusboks som giver eksamensadministrator et samlet overblik over status på oprettede synlige prøver. Denne statusboks er kun at finde under prøvetypen 'Afsluttende prøver'.

    -------

    STATUSBOKS

    Statusboksen skal hjælpe eksamensadministrator med at få overblik over de enkelte prøver og med udvælgelse til masseredigering - se særskilt vejledning for 'Massebehandling af prøver'.

    1. Øverst uden for boksen vises antallet af prøver, som er defineret af valgene til højre (mine prøver, periode og enhed).
    2. I selve boksen vises til venstre antallet af synliggjorte prøver.
    3. Med blåt i boksen vises det antal af de synliggjorte prøver, som har en vis status.
      De blå statusser er klikbare, og vil filtrere visningen af prøverne på de, som har den pågældende status. Fx vil man kunne klikke på 'besvarelser endnu ikke under bedømmelse' og få vist de prøver, hvor studerende har afleveret men hvor bedømmelsesstart endnu ikke er nået.

    -------

    FREMRYK BEDØMMELSESDATO

    Funktionen ’Fremryk bedømmelsesdato’ gør at den/de valgte prøver hvorpå der er sket en aflevering før fristen, automatisk får redigeret deres tider for bedømmelsesstart til dagsdato og bedømmelsesslut til dagsdato + 4 uger. Forklaring: På nogle studier har de studerende krav på at komme til det mundtlige forsvar senest 4 uger efter aflevering. Hvis en studerende afleverer før fristen, har de således krav på at få fremrykket den oprindelig eksamensdato. Disse regler varierer dog afhængigt af studie.

    Hvis der er tilknyttede bedømmere på prøven, vil de kunne tilgå besvarelsen øjeblikkeligt, og herved kunne gå i gang med deres vurdering med det samme der er afleveret.

    OBS: Bemærk at der i dropdown listen 'Alle prøver' findes flere muligheder end dem, der vises i statusboksen.
    Vælg ’Alle prøver’ for at nulstille en valgt filtrering.

    -------

    STUDERENDES GRÆNSEFLADE

    Ved prøvetypen 'Afsluttende Prøve' vil den studerendes grænseflade og brugeroplevelse ligne 'Prøve uden Tilsyn' til forveksling. Eneste forskel er, at den studerende ved aflevering skal fraskrive sig muligheden for at bruge resten af tiden frem til afleveringsfristen. Dvs. at der ikke kan redigeres efter aflevering.

    OBS: Selvom den studerende ikke gøres opmærksom på dette, kan en besvarelse låses op af administrator.

    Pop-up som vises, når studerende afleverer:

    -------

    LÅS BESVARELSE OP

    Når studerende afleverer besvarelsen på en Afsluttende prøve, fraskriver de sig muligheden for at udnytte resten af tiden indtil afleveringsfristen. Dette kan omgøres af eksamensadministrator (så længe der ikke er givet en bedømmelse). Bemærk at dette vil betyde at besvarelsen ikke længere er afleveret (men dog uploadet). Dvs. at den studerende skal aflevere igen. Funktionaliteten findes i multiknappen i fanen ’Besvarelser’ på den pågældende prøve.

    -------

     

    PRØVENS TIDER

    • Eksamensstart og slut = hvornår prøven kan tilgås af den studerende for aflevering, samt hvornår der senest skal være afleveret. Disse tider sættes manuelt i DE enten på den enkelte prøve eller som masseredigering på alle.
    • Bedømmelsesstart sættes automatisk til = Afleveringsfristen + 3 timer
    • Bedømmelsesslut sættes automatisk til = Afleveringsfristen + 4 uger

    Tiderne kan også redigeres manuelt i DE.

    OBS vedr. prøvens tider når der masseredigeres:

    Vær særligt opmærksom på at når tider skal masseredigeres, så vil systemet have sat et flueben ved ’overskriv ikke denne dato’, hvis en eller flere af de valgte prøver allerede har en tid registreret. Så længe dette flueben er sat vil værdien, som angives ikke blive gemt. Dette er for at sikre, at hvis eksisterende tider overskrives, skal det ikke ske ved en fejl, mens det skal være nemmere at angive tider der hvor der ikke er nogen angivet i forvejen.

     

  • +

    Alle eksamensaktiviteter

    Når du på forsiden klikker på "Alle eksamensaktiviteter" åbner en ny side, som ser således ud:

    • Vær opmærksom på, at prøve oversigten er tom, hvis antallet af prøver, der matcher kriterierne for søgning af termin og adm. enhed, overskrider 100. Det vil sige, at oversigten først vil vise EKA'er når kriterierne indsnævres til at gælde for under 100 aktiviteter.

    Under "Alle Eksamensaktiviteter" arbejdes der med aktiviteter og det er her fra prøverne oprettes. Men det er under de enkelte prøveformer (Prøver uden tilsyn, Prøver uden aflevering, Skriftlige stedprøver og Afsluttende prøver), at der arbejdes i og med prøverne efter de er oprettet.

     

    søgefunktion

    Der kan fra "Alle eksamensaktiviteter" laves en søgning på Prøver, Bedømmere og Studerende.

    • Søg fx efter en bestemt studerende. Søgningen vil vise de prøver og aktiviteter, som vedkommende findes på.
    • Du kan også søge efter dele af en aktivitetskode.
    • Det er også muligt at lave disse søgninger under under de enkelte prøvetyper.

    Eksempel: her er der søgt på dele af en aktivtetskode "SRC5800"

     

    Se tilmeldinger

    Under "Alle eksamensaktiviteter" kan man få et indblik i hvilke aktiviteter der findes tilmeldinger på, samt hvor mange og hvilke studerende der er tilmeldte.

    • Eksamensaktiviteterne vil først fremgå af Digital Eksamen når der findes tilmeldinger på dem.
    • Tilmeldingerne foretages i STADS og vil være at se i DE 30 min. efter tilmeldingen er foretaget.

    Hvis du klikker på selve aktivitetskoden vil der åbne et nyt skærmbillede "Fordel studerende", hvor man bl.a. kan flytte studerende mellem prøver - se særskilt vejledning til dette længere nede på denne side.

     

    skærmbilledet "Fordel studerende"

    Fordelingsregler fortæller noget om hvornår studerende kan flyttes fra en prøve til en anden, og aktivitetsdetaljer fortæller bl.a. antal tilmeldte, eksamenstype og andre data fra STADS (som ikke alle er lige anvendelige oplysninger for DE)

    Det er også fra dette skærmbillede at man fortæller systemet, hvor studerende som tilmeldes på pågældende aktivitet, efter der er oprettet prøver, skal placeres.

     

    Hvis du klikker på en af de oprettede prøver kommer du ind på selve prøven, hvor der kan indtastes prøvedata mm.

    Hvis du klikker på tilmeldingerne får du vist, hvilke studerende der er tilmeldte, samt status på deres tilmelding.

    • Det er meget vigtigt at der følges op på alle de studerende som ikke har checkstatus godkendt. Disse vil også fremgå af "Opmærksomhedspunkter" under "Overbliksfanen" inde på selve prøven.
       

     

  • +

    Flyt studerende mellem prøver - herunder placering af eftertilmeldte studerende

    Hvis du har oprettet mere end én prøve ud fra samme EKA, kan du fordele de studerende ud på prøverne:

    1. Find EKA'en under [Alle eksamensaktiviteter]
    2. Klik på selve EKA-koden:

    Fordelingsvinduet åbner på en ny side:

    Du kan få et overblik over regler for fordeling ved at klikke på ”Fordelingsregler” i menuen øverst til højre. Herved åbnes et pop-up vindue med reglerne. (vent med billeder til du er i gang med

    -------

    Du kan vise og skjule informationer om EKA'en ved at klikke på "Vis Aktivitetsdetaljer". Klik på "Skjul Aktivitetsdetaljer" for at folde informationerne ind igen.

    -------

    Som default er alle prøver "foldet ud" med informationer om de studerende på prøverne. Klik på "Fold alle prøver ind" for at få et mere overskueligt overblik over de prøver, der er oprettet ud fra EKA'en.

    -------

    I rullemenuen ”Sorter på prøver” kan du vælge om siden skal sorteres på prøver eller på de studerende.

    -------

    flyt studerende

    1. Sæt flueben ved prøvens titel for at vælge alle studerende (rød kasse nedenfor), eller sæt flueben ud for den enkelte studerende (lilla kasse nedenfor):

    2. Klik på knappen [Flyt] (allernederst til venstre) på siden, hvorved et pop-up vindue åbner.

    3. Klik på "vælg" i rullemenuen og vælg den prøve, som den/de studerende skal flyttes til. Kun prøver, hvor den studerende ikke er i forvejen, kan vælges.

    4. Klik på [Gem]

    -------

    Placering af eftertilmeldte studerende

    Der kan vælges på hvilken prøve eftertilmeldte studerende skal placeres.

    Hvis valgmuligheden "Studerende tilknyttes ikke automatisk" vælges, vil eftertilmeldte studerende blive placeret i en gruppe ved navn "Ikke tilknyttede studerende, som vil være at finde under aktiviteten.

    Hvis der ikke er tilknyttede studerende på en aktivitet, vil dette fremgå som et opmærksomhedspunkt på alle prøver der er tilknyttet aktiviteten.

     

  • +

    Importer prøveindstillinger

    Når du har oprettet en prøve, har du mulighed for at importere prøveindstillingerne fra en anden prøve, som du tidligere har oprettet. Du kan importere indstillinger lige så mange gange du har behov for det.

    bemærk!

    Der skal være mindst én tilmelding på den prøve, som du vil importere fra.

    1. Åbn den ny-oprettede prøve på fanen "Overblik", og klik på knappen [Importer prøveindstilinger]

    2. Et popup-vindues åbnes, og hér kan du søge efter en anden prøve, som du vil "kopiere" fra. 

    Søg = her kan du søge efter en EKA-kode, eller navnet på en EKA (fx "IMA33" eller "Kandidatspeciale")
    Prøvetype = Vælg den prøvetype, som du vil importere fra
    Periode = Vælg eksamenstermin
    Administrativ enhed = Har du adgang til mere end ét studienævn, kan du hér vælge iblandt dem

    Tryk på knappen 'Søg' eller tryk Enter for at se resultatet af din søgning.

    3. Når du har fundet dén prøve, som du vil importere indstillinger fra, vælger du den, og klikker på knappen 'Fortsæt'.

    4. Du skal nu vælge hvilke indstillinger du vil kopiere til den nye prøve. Under 'Eksamensinformation' og 'Prøvedata' er det muligt at folde ud og vælge til ,i forhold til hvilke oplysninger du vil importere. 

    Sæt flueben i de områder, som du ønsker at kopiere fra, og klik på knappen 'Importer'.

    5. Til sidst ser du en opsummering af hvilke indstillinger der nu er kopieret til den nye prøve.

    Husk: Du skal fortsat angive prøvens datoer, fordele bedømmere ud blandt de studerende, og gøre prøven synlig.

  • +

    Opret flere prøver på tværs af eksamensaktiviteter

    Se evt. også vejledningen "Fordel studerende blandt prøver"

    -----

    1. Fra forsiden vælges 'Alle eksamensaktiviteter' for at finde den EKA, som du vil oprette en prøve ud fra.

    2. Siden du vises, indeholder samtlige EKA’er for dit studienævn på terminen.

    Det er muligt bl.a. at fremsøge prøver og aktiviteter via prøvenavnet under "Alle eksamensaktiviteter" i søgefeltet.

    3. Vælg den EKA du vil oprette en prøve til ved at sætte et flueben og trykke på 'Opret ny prøve'.

    4. Du vises nu et pop-upvindue, hvor du kan angive prøves type og titel. 

    Vær opmærksom på at prøvens navn også er dét der vises for studerende og bedømmere. Navnet hentes fra STADS, men er ofte afkortet og på dansk.

    Ønskes der at oprette flere prøver  følges ovenstående vejledning igen og når alle prøverne er oprettet fordeles de studerende efterfølgende blandt prøverne. Se særskilt vejledning "Fordel studerende blandt prøver".

    Flyt studerende:

    Hvis der sættes flueben i "Flyt studerende" flyttes alle de tilmeldinger som ikke er låste, til den prøve man er ved at oprette. Det er ofte det man ønsker, hvis der kun skal være en prøve på aktiviteten eller man vil flytte studerende fra en fejloprettet prøve.

    Studerende som har afleveret på en prøve er låste og kan ikke flyttes.

    Systemet vil fortælle hvilke studerende, som af disse grunde ikke er blevet flyttet til den nye prøve.

    Bemærk at i scenariet, hvor man ønsker at opdele en prøve til flere prøver og fordele de studerende ud på de enkelte manuelt oprettede prøver, er der ikke nogen gevinst ved denne funktionalitet. Her lader man blot være med at sætte fluebenet og fordeler de studerende som hidtil.

    Prøvetyper:

    Prøve uden tilsyn: Skriftlige hjemmeopgaver eller projektafleveringer

    Prøve uden aflevering:  F.eks. mundtlige eksaminer eller ’bestået ved fremmøde’

    Stedprøve: Skriftlige prøver med eller uden hjælpemidler, som studerende skriver på universitetet eller i lejede lokaler under opsyn

    Afsluttende prøver: Specialer, funktionen er dog ikke taget fuld i brug på AAU endnu.

    5. Klik på 'Opret' når du har udfyldt felterne. 

    6. Prøven er nu oprettet og vises tilsvarende i oversigten ved siden af den eller de eksisterende prøver til samme EKA. 

     

  • +

    Opret prøveforløb

    Prøveforløb er en mulighed for at koble flere enkeltstående almindelige prøver sammen i ét samlet forløb. De studerende kan således tage flere prøver på én tilmelding.

    Denne vejledning indeholder bl.a.:

    • Hvad er prøveforløb?
    • Hvilke prøver kan tilføjes?
    • Hvordan kan et prøveforløb se ud?
    • Oprettelse af og overblik over prøveforløb
    • Bedømmeres roller på prøveforløb

    Download og læs hele vejledningen

  • +

    Opret én prøve fra flere eksamensaktiviteter

    1. Fra forsiden vælges 'Alle eksamensaktiviteter' for at finde de EKA'er, som du vil oprette en prøve ud fra.

    2. Siden du vises, indeholder samtlige EKA’er for dit studienævn på terminen.

    Det er muligt bl.a. at fremsøge prøver og aktiviteter via prøvenavnet under "Alle eksamensaktiviteter" i søgefeltet. Du kan fremsøge 2 eller flere prøver ved at bruge "+"-tegnet.

    3. Vælg de EKA'er du ønsker at samle til én prøve ved at sætte et flueben og trykke på 'Opret ny prøve'.

    bemærk:

    • Bedømmelsesform skal være identiske for samtlige eksamensaktiviteter, for at kunne samle dem i én prøve. Har du EKA’er, som står med forkert bedømmelsesform, kan du kontakte Studiedata for at få det rettet. 
    • Det er muligt at sammenlægge EKA'er med forskellig censurform, sted, prøveform og ECTS. Du vil dog få vist en advarsel, som du skal bekræfte, hvis du ønsker at oprette prøven alligevel.

    4. Du vises nu et pop-upvindue, hvor du kan angive prøvens type og titel. Du bliver bedt om at angive hovedenhed. Den EKA, du vælger som hovedenhed, bestemmer prøvens prøveform, sted, ECTS og censurform.

    • Vær opmærksom på at prøvens navn også er dét der vises for studerende og bedømmere. Navnet hentes fra STADS, men er ofte afkortet og på dansk.

    Flyt studerende:

    Hvis der sættes flueben i "Flyt studerende" flyttes alle de tilmeldinger som ikke er låste, til den prøve man er ved at oprette. Det er ofte det man ønsker, hvis der kun skal være en prøve på aktiviteten eller man vil flytte studerende fra en fejloprettet prøve.

    Studerende som har afleveret på en prøve er låste og kan ikke flyttes.

    Systemet vil fortælle hvilke studerende, som af disse grunde ikke er blevet flyttet til den nye prøve.

    Bemærk at i scenariet, hvor man ønsker at opdele en prøve til flere prøver og fordele de studerende ud på de enkelte manuelt oprettede prøver, er der ikke nogen gevinst ved denne funktionalitet. Her lader man blot være med at sætte fluebenet og fordeler de studerende som hidtil.

    PRØVETYPER:

    Prøve uden tilsyn: Skriftlige hjemmeopgaver eller projektafleveringer

    Prøve uden aflevering:  F.eks. mundtlige eksaminer eller ’bestået ved fremmøde’

    Stedprøve: Skriftlige prøver med eller uden hjælpemidler, som studerende skriver på universitetet eller i lejede lokaler under opsyn

    Afsluttende prøver: Specialer, funktionen er dog ikke taget fuld i brug på AAU endnu.

    5. Klik på 'Opret' når du har udfyldt felterne. 

    6. Prøven er nu oprettet og vises tilsvarende ud for hver EKA i oversigten. I eksemplet herunder fremgår prøven tre gangen af oversigten, men alle tre ’links’ leder hen til én og samme prøve. 

  • +

    Opret én prøve fra én eksamensaktivitet

    1. Fra forsiden vælges 'Alle eksamensaktiviteter' for at finde den EKA, som du vil oprette en prøve ud fra.

    2. Siden du vises, indeholder samtlige EKA’er for dit studienævn på terminen.

    Det er muligt bl.a. at fremsøge prøver og aktiviteter via prøvenavnet under "Alle eksamensaktiviteter" i søgefeltet.

    3. Vælg den EKA du vil oprette en prøve til ved at sætte et flueben og trykke på 'Opret ny prøve'.

    4. Du vises nu et pop-upvindue, hvor du kan angive prøves type og titel. 

    Vær opmærksom på at prøvens navn også er dét der vises for studerende og bedømmere. Navnet hentes fra STADS, men er ofte afkortet og på dansk.

    Flyt studerende:

    Hvis der sættes flueben i "Flyt studerende" flyttes alle de tilmeldinger som ikke er låste, til den prøve man er ved at oprette. Det er ofte det man ønsker, hvis der kun skal være en prøve på aktiviteten eller man vil flytte studerende fra en fejloprettet prøve.

    Studerende som har afleveret på en prøve er låste og kan ikke flyttes.

    Systemet vil fortælle hvilke studerende, som af disse grunde ikke er blevet flyttet til den nye prøve.

    Bemærk at i scenariet, hvor man ønsker at opdele en prøve til flere prøver og fordele de studerende ud på de enkelte manuelt oprettede prøver, er der ikke nogen gevinst ved denne funktionalitet. Her lader man blot være med at sætte fluebenet og fordeler de studerende som hidtil.


    Prøvetyper:

    Prøve uden tilsyn: Skriftlige hjemmeopgaver eller projektafleveringer

    Prøve uden aflevering:  F.eks. mundtlige eksaminer eller ’bestået ved fremmøde’

    Stedprøve: Skriftlige prøver med eller uden hjælpemidler, som studerende skriver på universitetet eller i lejede lokaler under opsyn.

    Afsluttende prøver: Specialer, funktionen er dog ikke taget fuld i brug på AAU endnu.

    5. Klik på 'Opret' når du har udfyldt felterne. 

    6. Prøven er nu oprettet og vises tilsvarende i oversigten. 

     

  • +

    Slå visning af Prøve uden Aflevering til/fra for studerende

    Det er muligt at skjule en Prøve uden Aflevering (PUA) for studerende. Det kan være en brugbar funktion i det tilfælde, hvor man blot har brug for en digital protokol af prøven - eksempelvis til registrering af fremmøde - hvor den studerende ikke selv skal gøre noget i forhold til prøven.

    SKJUL PRØVEN FOR STUDERENDE

    Funktionen findes på Overbliksfanen på prøven. Der kan klikkes på pilen ved siden af ”Synlighedsknappen”. Prøven vil som standard blive vist for de studerende (når prøven i øvrigt er synliggjort), så når man klikker første gang, kan man vælge ”Skjul prøven for studerende”.

    Derved forsvinder prøven fra den studerendes DE-brugergrænseflade, samtidig med at teksten ”Prøven er synlig” ændrer sig til ”Prøven er kun synlig for bedømmere”.

     

    VIS PRØVEN FOR STUDERENDE

    Ønsker man at vise prøven igen for den studerende, klikker man på samme dropdownboks, hvor man nu kan vælge ”Vis prøven for studerende”.

Prøveopsætning

  • +

    Administrative bedømmelser

     

    Fremsøgning af studerende, som skal have indberettet administrative bedømmelser

    I fanen 'Besvarelser' er det muligt at få de studerende sorteret i kategorier, der skal anvendes i forbindelse med de administrative bedømmelser:

    ----

    Eksempel: Studerende, som har tilgået prøven, men ikke afleveret

    1. Vælg filtreringsmuligheden ’Har tilgået prøven, men ikke afleveret’, og markér derefter alle de studerende.

    2. Tryk på den lille pil i multifunktionsknappen [Download som zip-fil], og vælg ’Administrativ bedømmelse’:

    3. Vælg det korrekte resultat i listen med karakterer, og tryk på [Gem]

    ----

    Eksempel: Studerende, som har valgt ’aflever blankt'

    1. Vælg filtreringsmuligheden ’Har markeret aflevering som blank’, og markér derefter alle de studerende.

    2. Følg samme fremgangsmåde som ovenfor. 

    3. Vælg det korrekte resultat i listen med karakterer, og tryk på [Gem]

  • +

    Bedømmer som administrator

    Bedømmer skal kunne administrere udvalgte prøver, selvom de ikke har administrative rettigheder

    Ønskes denne funktion taget i brug, skal der ske en orientering herom til jeres bedømmere.

    Hvis man som bedømmer er tilknyttet en eller flere prøver som eksamensadministrator, er det muligt at logge ind som administrator. Det er muligt at skifte mellem to typer login, disse fremkommer dog kun, hvis man som bedømmer også er tilknyttet som administrator til en prøve.


    For dig som Eksamensadministrator

    Hvis en bedømmer skal gøres til administrator på en eller flere prøver, så skal vedkommende stå oprettet under som eksamensadministrator under fanen ”Eksamensadministratorer”.

    1. Vælg ”Alle” i drop-down inden der fremsøges, herved søges der på alle ansatte.
    2. Vælg ”Tilføj” når vedkommende er fundet.


    Vær opmærksom på!

    • Hvis bedømmer er logget på som administrator har vedkommende IKKE adgang til ”Administrative værktøjer”, ej heller ”Alle Eksamensaktiviteter”.
    • Hvis bedømmer er tilknyttet en prøve som eksamensadministrator, så kan man godt se en prøve, selv om man ikke har adgang til den adm. enhed. Det vil vise sig som vis under det der hedder ”Enkeltstående prøver”:

       
    • Yderligere vil det heller ikke være muligt for bedømmer at vælge ”mine prøver”, da det pr. definition altid er ”mine prøver” der netop vises for bedømmer.
       
    • Har samme rettigheder til at redigere på prøverne som dig.
    • Det er muligt for bedømmer at afgive administrative karakterer.
    • Det er muligt for bedømmer at fjerne dig selv, og dermed ”smække sig selv ude”.
    • Der er ingen anonymisering af studerende.

     

  • +

    Bedømmerfordeling

    I DE opererer man med følgende bedømmerroller:

    • Eksaminatorer
    • Interne medbedømmere
    • Censorer: eksterne bedømmere
    • Observatører: kan læse besvarelser og give feedback, men kan ikke afgive karakterer

    Denne vejledning indeholder bl.a.:

    • Rediger bedømmere
    • Tilknytning af bedømmere
    • Planlæg bedømmere i regneark
    • Eksport og import af data fra/til DE

     

    Download og læs hele vejledningen

  • +

    Frigiv besvarelse til bedømmelse

    Ved for sent afleverede besvarelser, er det muligt at frigive disse til bedømmelse, såfremt dette er godkendt. Frigivelsen registreres i fanen 'Besvarelser'. 

    Dette gøres ved at markere den eller de pågældende studerende og vælge 'Frigiv til bedømmelse' som vist herunder:

     

    Efter besvarelsen er blevet frigivet vil besvarelsen stå som 'Besvarelsen er frigivet' i oversigten:

  • +

    Indhent tro- og love-erklæring

    Der skal indhentes tro og love-erklæring fra alle studerende, som deltager i mundtlige prøver eller stedprøver, hvor den studerende ikke fysisk møder frem til prøven. Afvikles prøven med fysisk fremmøde er tro og love-erklæringen ikke nødvendig. 

    Det er op til Instituttet hvordan tro og love-erklæringer indhentes, men det kan med fordel gøres via Digital Eksamen. Bruges DE, vil de studerende blive bedt om at svare på en tro og love-erklæring, som vist på billedet herunder.

    Erklæringen er oversat for brugere af den engelsksprogede version af DE.

    Vær opmærksom på, at fremgangsmåden er lidt forskellig, alt afhængigt af om der er tale om en stedprøve uden fysisk fremmøde, en individuel aflevering, en gruppeaflevering eller en rent mundtlig prøve. Alle 4 scenarier er beskrevet herunder.

    Der er lavet en kort vejledning til studerende ift. prøver med mundtligt forsvar (scenarierne 2-4 her under). Vejledningen SKAL bruges på prøver hvor de studerende afleverer i grupper. Det er valgfrit ift. prøver, hvor de studerende afleverer selv.

    Vejledningen er på både Dansk og Engelsk og kan hentes her:

    Guide: Tro og love-erklæring – Solemn declaration

     

    Stedprøve - uden fysisk fremmøde

    1. Opret en "Stedprøve"
    2. På fanen "Overblik" tilføjes besvarelsesinformationen "Tro og love-erklæring" - husk at sætte den som obligatorisk.
      Øvrige vilkår og instrukser sættes som du plejer. Du kan vedhæfte guiden ovenfor som en eksamensinformation til de studerende.
    3. Den studerende vil nu skulle svare på Tro og love-erklæringen for at få lov til at aflevere deres besvarelse.
    4. Du kan se de studerendes svar under fanen “Besvarelser”. Klik “Vis besvarelsesinformationer” og svaret vil nu kunne ses under kolonnen ”omfang”.

    OBS: Husk at studerende skal registreres som fremmødt af en tilsynsførende for at få lov til at aflevere.

    Skriftlig eksamen - individuel aflevering – HVOR DET MUNDTLIGE FORSVAR AFVIKLES VIRTUELT

    1. Opret en ”Prøve uden Tilsyn”
    2. På fanen ”Overblik” tilføjes Besvarelsesinformationen ”Tro og love-erklæring” - husk at sætte den som obligatorisk.
      Øvrige vilkår og instrukser sættes som du plejer. Du kan vedhæfte guiden ovenfor som en eksamensinformation til de studerende.
    3. Den studerende vil nu skulle svare på Tro og love-erklæringen for at få lov til at aflevere deres besvarelse.
    4. Du kan se de studerendes svar under fanen “Besvarelser”. Klik “Vis besvarelsesinformationer” og svaret vil nu kunne ses under kolonnen ”omfang”.

    Skriftlig eksamen - gruppeaflevering – HVOR DET MUNDTLIGE FORSVAR AFVIKLES VIRTUELT.

    Ved gruppeafleveringer er der ét ekstra trin ift. en individuel aflevering.

    I en gruppeaflevering er der kun én studerende, som afleverer på vegne af gruppen, og som derfor bekræfter tro og
    love-erklæring på vegne af gruppen. De øvrige medlemmer ser derfor i udgangspunktet ikke tro og love-erklæringen.

    • Du skal tilknytte guiden ovenfor som en eksamensinformation til ’de studerende.’
      Her kan de studerende se selve tro og love-erklæringen, og de instrueres i, at deltagelse i gruppeaflevering også indebærer en accept af tro og love-erklæringen.

    Mundtlig eksamen som afvikles virtuelt

    1. Opret en ”Prøve uden aflevering”
    2. På fanen "Overblik" tilføjes Besvarelsesinformationen "Tro og love-erklæring" - husk at sætte denne som obligatorisk
    3. Øvrige vilkår og instrukser sættes som du plejer. Du kan vedhæfte guiden ovenfor.
    4. Der er ingen afleveringsflow for PUA prøver, så du skal manuelt instruere de studerende i, at de skal logge ind i DE og svare på erklæringen.

    VIGTIGT: Studerende kan kun se og svare på besvarelsesinformationer i perioden mellem ’Eksamensstart’ og ’Eksamenslut'. ’Eksamensslut’ fungerer derfor som deadline for, hvornår studerende skal have svaret på Tro og love-erklæringen. Efter det tidspunkt kan de studerende ikke længere afgive eller ændre på deres svar.

    Det betyder:

    • Har den studerende svaret "Ja" eller "Nej" til Tro og love-erklæringen, så vil deres svar være låst og kan ikke ændres efter eksamensslut.
    • Har den studerende ikke svaret inden eksamensstart, så kan de ikke længere afgive et svar, og visningen vil være "blank" i bedømmelsesfanen.
    • Hvis man ønsker, at de studerende skal have svaret på Tro og love-erklæringen to dage inden deres eksamen, så skal dato for "Eksamensslut" i DE altså ligge to dage før den faktiske eksamen afvikles.

     

    Hvor kan jeg se hvad de studerende har svaret?

    Du kan se de studerendes svar på erklæringen under fanen ”bedømmelser”, så snart de er afgivet.

    De tre svarmuligheder fremgår af billedet her under, hvor den første, som er blank, svarer til, at den studerende ikke har forholdt sig til erklæringen. 

  • +

    Massebehandling af prøver

    Det er muligt at foretage identiske ændringer af flere prøver på én gang ved at benytte funktionen 'Massebehandling af prøver'. Funktionen findes i bunden af prøveoversigten, ved at trykke på knappen 'Rediger'.

     

    1. Marker først hvilke prøver der skal foretages identiske ændringer på. Dette gøres ved at give de enkelte prøver et flueben. 

    2. Tryk dernæst på knappen 'Rediger' nederst på siden.

    3. Du vises nu værktøjet for massebehandling med forskellige faner ligesom ved almindelig redigering af en enkelt prøve. 

    4. Du kan nu foretage de relevante ændringer på de valgte prøver. Når der trykkes på 'Gem' kopieres alle de viste indstillinger i denne fane mellem de valgte prøver.

     

    Prøvetidspunkter i Fanen 'Prøvedata'

    Denne fanen redigeres som normalt med undtagelse af muligheden for at vælge hvilke frister der skal kopieres mellem de valgte prøver. 

    Skal tidsfristen være ens for de valgte prøver fjernes fluebenet i 'Overskriv ikke denne dato', hvis ikke sættes der flueben i denne valgmulighed. Er der et flueben i 'Overskriv ikke denne dato' kopieres denne tidsfrist IKKE mellem de valgte prøver.

    Hvis én eller flere af de valgte prøver allerede har defineret tidsfrister, vil dette flueben automatisk være aktiveret.

    BEMÆRK

    De samme regler for tidsfrister gælder som ved redigering af enkelte prøver. Bedømmelsesstart kan eksempelvis derfor ikke sættes før en eller flere prøvers afholdelse er slut

     

    Massebehandling af eksamensadministratorer og bedømmere

    Som standard vises en liste af alle eksamensadministratorer og bedømmere der allerede er tilknyttet de valgte prøver.

    Når der trykkes på 'Gem' tildeles de viste eksamensadministratorer og bedømmere til ALLE de valgte prøver. En eksamensadministrator der eksempelvis er fjernet for listen, fjernes derfor ligeledes også for alle de valgte prøver.

    BEMÆRK

    De redigeringer der foretages bliver ens for alle de valgte prøver. Dette betyder, at denne funktion IKKE virker, hvis eksempelvis den samme censor skal kopieres på flere prøver hvor bedømmerne til gengæld skal være forskellige. Dette kan ikke lade sig gøre, da alt data kopieres, og bedømmerne vil derfor også være den samme på de markerede prøver.

     

    Video

     

  • +

    Online eksamen

    Har du behov for at holde en online eksamen, kan du anvende Skype for Business, Teams eller AAU ZOOM. 

    Besøg ITS hjemmeside, hvor du bl.a. finder en sammenligning af de tre værktøjer samt indidviduelle vejledninger til hvordan man benytter dem til at afholde online eksamen.

  • +

    Opsætning af systembeskeder - e-mails

    Det er muligt at slå autogenererede mails til og fra på prøveniveau. Dette sker fra fanen E-mail, som kun er synlig for en administrator på en prøve.

    I fanen ses dels navnene på de respektive emails og dels en beskrivelse af hvornår de udsendes.

    • Til højre i billedet er der en ’aktiv/inaktiv’ knap, der viser, om den pågældende email er slået til eller fra for prøven.
    • Der er også mulighed for at se den generiske tekst i den auto-generede email, hvis man klikker på ’Vis’.
    • Det er tillige muligt at redigere indholdet i emailen ved at klikke på ’Rediger’. Her kan man tilrette skabelonen på prøven ved behov.
    • Sprog i mailbesked er default sat til dansk, men hvis boksen med dansk/engelsk tjekkes, sendes besked i overensstemmelse med brugerens valgte sprog.

     

    Administrator har mulighed for enten at planlægge udsendelsen til et særligt tidspunkt, eller markere at mailen skal sendes omgående.

    Når en mail er blevet afsendt, vil den stå med status ’Afsendt’, og man vil kunne vælge at klikke ’Se log’. Loggen viser, hvem den er sendt til og hvornår.

    • Hvis der blot står ’Udløbet’, betyder det, at tidspunktet er forpasset, og at der ikke er blevet afsendt nogen mails.

     

    Opret egen emailskabelon

    Man har også mulighed for at oprette sine egne emailskabeloner – det sker ved at klikke på ’Opret ny email’ allerøverst under fanen.

    • Der kan skrives et emnefelt på dansk og engelsk med mulighed for at definere modtagergruppe (herunder enkelte studerende)
    • Udsendelsestidspunktet kan også defineres i forhold til ”milestone” mails dvs. eksamensstart/eksamensslut og bedømmelsesstart/slut. Fx kan der udsendes en mail 2 dage før eksamensslut til at alle studerende. Disse mails vil lægge sig under den ”milestone” kategori, som er anvendt og vil være ”tagget” Brugeremail.

    Typer af emailskabeloner

    Følgende autogenerede emails kan slås til og fra på prøveniveau:

    • Manglende indberetning
    • Bedømmelsesperioden er startet
    • Gruppeændring efter bedømmertildeling
    • Bedømmelsesperioden er snart slut
    • Synliggørelsesmail, bedømmere
    • Synliggørelsesmail, studerende
    • Synliggørelsesmail, administrator
    • Status over afleveringer, administrator
    • Besked om feedback
    • Besked til studerende (sendes via fanen ”Studerende”)
    • Manglende indtastning i PURE
  • +

    Overførsel af karakterer til medbedømmer

    Hvis funktion ønskes tages i brug, kontakt da Studiesystemer.

    -----

    Hvis funktionaliteten er slået til er det muligt at kopiere afgivne karakterer ind i medbedømmerens karakterfelter, således at medbedømmer herefter blot skal indberette.

    I indberetningsboksen hos de bedømmere, hvor funktionaliteten er slået til, indsættes der en tjekboks ”Overfør karakterer til medbedømmer”. Ved flueben heri, indsættes de karakterer, som eksaminatoren indberetter, ind i karakterboksene i medbedømmerens karakterfelter.

    For dig som administrator

    Hvis administrator under ”Prøvedata” sætter flueben i ”Muliggør karakteroverførsel” sker der følgende:

    • For administrator kommer endnu en boks til syne med ”Karakteroverførsel som standard”.Hvis der sættes flueben heri, fremstår ”Overfør karakterer til medbedømmer” hos bedømmer som noget der skal ske, idet der vil være for udsat et flueben i ”Overfør karakterer til medbedømmere”. Bedømmer kan dog selv fjerne fluebenet igen.
    • Hvis der kun sættes flueben i ”Muliggør karakteroverførsel” så vil ”Overfør karakterer til medbedømmere” blive synlig hos bedømmer, men uden udfyldt flueben.
    • Hvis der under ”Prøvedata” gøres intet mht. Karakteroverførsel, så vil muligheden slet ikke fremkomme for bedømmer. Ligeledes vil muligheden også kun fremstå, hvis der rent faktisk findes en medbedømmer at overføre karakter til.

    OBS:

    Der skal ske en orientering omkring brugen heraf fra studiet direkte til bedømmer/censor, hvis det er en funktionalitet der påtænkes tages i brug.

    Denne vejledning skal i øvrigt sammenholdes med den generelle vejledning for hvordan der afgives bedømmelser i Digital Eksamen.

  • +

    Planlægning af mundtligt forsvar

    Mundtligt Forsvar (MF) gør det muligt at tilføje en mundtlig prøve efter en skriftlig aflevering i Digital Eksamen, og dermed planlægge begge aktiviteter i én DE prøve.

    Med Mundtligt Forsvar er det dermed muligt for eksamensadministrator at tildele de studerende dato, tid og lokale - herunder viirtuelt møderum - for den mundtlige prøve. Dette vil så være synligt for både de studerende og bedømmerne.

    Der er taget hensyn til flere måder at planlægge mundtligt forsvar på.

    Download og læs hele vejledning

  • +

    Rediger rækkefølgen af eksamensinformation

    På mange prøver tilføjer eksamensadministrationen en omfattende mængde brugerdefineret eksamensinformation så som fritekst, links og dokumenter, som retter sig til studerende, bedømmere og evt. tilsyn på prøven.

    Hidtil har denne information stået i den rækkefølge de blev oprettet, hvilket gør at man skal holde tungen lige i munden, hvis man skal sikre at informationen bliver vist på den bedst forståelige måde.

    Der er nu indført mulighed for at redigere rækkefølgen med drag-and-drop. Dette gøres ved at holde det lille pil-ikon nede og trækker informationen til det ønskede sted i rækkefølgen.

    OBS:
    Informationer som placeres under 'eksamensinformation' vil være synlig for studerende, bedømmere eller tilsyn (dem der vælges) når prøven gøres synlig. Det er derfor vigtigt at der ikke placeres informationer, opgavesæt eller andet herunder, som først skal kunne ses når prøven starter.

  • +

    Registrer ekstra tid til studerende

    I Digital Eksamen er det muligt, at give en eller flere studerende ekstra tid i én arbejdsgang, hvis de skal have lige meget ekstra tid. Som udgangspunkt har alle studerende afleveringsfrist jf. tidspunktet 'Eksamensslut' registreret under fanen 'Prøvedata'.

    I fanen 'Studerende' kan studerende tildeles ekstra tid. Markér de studerende der skal have ekstra tid som vist herunder:

    Nederst på siden vælges nu 'Rediger studerende':

     

    rediger studerende 

    Du kan redigere de studerende tilknyttet prøven ved at klikke på linjen med deres navn eller ved at sætte flueben i kassen ud for deres navn.

    Hvis du scroller ned i bunden af siden, og klikker på 'Rediger studerende' har du mulighed for at sende en direkte besked til de studerende. Du har også flere mulighed for at redigere den studerende, ved at vælge 'Rediger studerende' fra rullemenuen. Hvis du vælger dette mødes du med en pop-up menu, hvor du har følgende muligheder:

     

    Brug prøvens eksisterende tider

    Fjern fluebenet under dette punkt hvis du ønsker at registrere en anden tidsfrist for den eller de valgte studerende. 

    Når flubenet er fjernet får du mulighed for at vælge nye start- og sluttidspunkter for prøven.

    OBS

    Vær opmærksom på, at Bedømmelsesfristen også skal ændres (under fanen 'Prøvedata'), hvis den ekstra tildelte tid overskrider denne. Hvis den eller de studerendes ekstra tid ikke passer med bedømmelsestidspunkter, kan besvarelserne ikke tilgås af bedømmerne

    dispensationsnote

    Eventuel egen note skrives her.

    Note til bedømmere

    Eventuel note til bedømmer angives her.

    lokale

    Hvis prøven er en stedprøve kan du angive lokale for den/de studerende, du er i færd med at redigere. Lokalet, du angiver her, vil være dét lokale, som vises for de valgte studerende, når de tilgår prøven.

    valgte studerende

    Viser de markerede studerende for hvem de overstående ændringer gælder for. 

    ------

    Når en studerende er tildelt enten ekstra tid eller en dispensationsnote, fremgår denne information nu på fanen 'Studerende'. 

  • +

    Send en besked til én eller flere studerende

    I Digital Eksamen er det muligt, at sende en besked (studentermail) til en eller flere studerend på en prøve. Dette gøres i fanen 'Studerende'. Markér den eller de studerende du ønsker at sende en besked til. Alternativt kan alle studerende vælges med et enkelt klik, som det er vist her:

    Når de relevante studerende er markeret, vælges 'Rediger studerende' i bunden af siden. 

    Hernæst vælges 'Send besked til studerende' som vist her:

  • +

    Søgemuligheder i oversigten over prøver

    I prøveoversigten findes der øverst i højre hjørne, et søgefelt der kan søge efter prøvetitel eller navn på enten en bedømmer eller studerende.

     

    Søgning på prøver

    Vælges denne dropdown kan der søges efter både EKA'er og prøvenavne. Det er desuden muligt at søge efter dele af prøvenavnet eller eka'en, hvis eksempelvis man ikke kan huske hele navnet. 

     

    Søgning på bedømmere eller studerende

    Vælges dropdownen 'Bedømmer' eller 'Studerende' kan der søges efter disse. Bemærk at søgefeltet, modsat søgning på prøver, kommer med automatiske personforslag løbende som man skriver navnet, og den fremsøgte person vælges således også direkte fra søgefeltet. 

     

    Video

     

  • +

    Tilknyt besvarelsesinformation

    Under fanen 'Overblik' kan du angive, hvilken information de studerende skal indtaste om besvarelsen ved aflevering. Dette kan f.eks. være antal tegn, antal ord, dansk/engelsk titel osv. Disse information kan gøres enten valgfrie eller obligatoriske. 

     

  • +

    Tilknyt opgavesæt

    Det er muligt at tilknytte ét eller flere opgavesæt til Prøver uden Tilsyn og Stedprøver.

    Opgavesæt bliver tilgængelige for studerende ved eksamensstart – i modsætning til eksamensinformationer, der kan ses af de studerende, så snart prøven er synliggjort. Må de studerende først få adgang til opgaver, når prøven starter, kan man derfor med fordel anvende opgavesæt og undlade at lægge opgaver op under eksamensinformationer.

    Opgavesæt tilføjes under fanen ”Opgavesæt” på den enkelte prøve.

    Ved Stedprøver kan man vælge at sætte flueben i, om opgavesæt skal vises for tilsyn:

    Klik på ”Tilføj opgavesæt”

    Herved popper et nyt vindue op, hvor du kan angive titel, beskrivelse, sætte link ind og/eller uploade opgavefiler.

    Du kan tilføje flere opgavefiler til samme sæt, men du kan kun udvælge én af gangen i det vindue, der åbner, når du klikker på ”Vælg fil”:

    Når du har udvalgt filen, klikker du på ”Åbn”, hvorefter du kan udvælge en ny fil ved klik på ”Vælg fil”.

    Du kan vælge at tildele opgavesættet som standard eller fjerne fluebenet og efterfølgende oprette et eller flere opgavesæt yderligere, som du kan fordele blandt de studerende.

    Når du har oprettet det antal opgavesæt, du ønsker, kan du under fanen ”Studerende” fordele opgavesættene blandt de studerende (med mindre du har sat flueben i ”Tildel dette opgavesæt som standard” – i så fald vil opgavesættet allerede være tildelt de studerende på prøven.).

    Du kan vælge enten at fordele sættene manuelt – vælg i så fald de ønskede opgavesæt ved dropdown-menuen ud for de ønskede og vælg ”Gem opgavesæt”:

    Du kan også vælge at klikke på ”Fordel opgavesæt automatisk” – i så fald vil systemet automatisk og tilfældigt fordele opgavesættene blandt de studerende. Husk også her at klikke på ”Gem opgavesæt”.

    På fanen ”Opgavesæt” kan du få et overblik over dine opgavesæt og fordelingen af dem og du har mulighed for at redigere, slette og tilføje opgavesæt:

Digitale stedprøver - ITX Flex

  • +

    Hvad er ITX Flex

    ITX Flex tager skærmbilleder og registrerer kørende processer på de studerendes computer fra prøvestart til programlukning, som sker automatisk 15 min. efter prøven slutter, hvis ikke de studerende lukker programmet selv. De studerende skal installere en klient og bruge en personlig kode for at aktivere programmet. Der vil være link til ITX Flex på selve prøven, men er også at finde på www.de.aau.dk. Programmet genererer en rapport over prøven og den enkelte studerendes handlinger. Rapporten kan derefter bruges til at se om der evt. er snydt under prøven.


    Anbefalinger

    Vi anbefaler at vejledningen samt link til www.de.aau.dk uploades som eksamensinformation på selve prøven eller formidles til de studerende på anden vis i så god tid som muligt.  Dette med henblik på at de studerende kan teste at ITX Flex kan installeres og køre inden selve eksamensdagen. Har de problemer skal de kontakte IT-Supporten på 2020, den lokale servicedesk.

    På hjemmesiden beskrives minimumskrav til de studerendes computere, og beskriver hvad de skal gøre for at installere og starte ITX Flex programmet til en stedprøve.

    VIGTIGT

    Det er vigtigt at få formidlet til de studerende, at ITX Flex SKAL køre under hele prøven, og at det er deres ansvar, at den gør. En aflevering uden aktiv overvågning vil blive betragtet som forsøg på snyd. De studerende kan se om ITX Flex er aktiv, ved at der er en rød ramme i kanten af deres skærm. Ser de ikke den skal de starte ITX Flex op igen, eller bede hjælp fra IT-vagten.

    Vejledningen og informationerne til de studerende beskriver ikke eksamensreglerne men kun brugen af ITX Flex. De beskriver heller ikke noget om hvilke begrænsninger eller hjælpemidler der må være ift. den konkrete prøve. Dette skal eksamensadministratoren eller underviseren formidle til de studerende som eksamensinformationer på prøven i DE eller på anden vis. Her henviser vi til ”Regler om overvågning af stedprøver på Aalborg Universitet, som gælder for alle skriftlige stedprøver på Aalborg Universitet.


    For dig som er administrator

    Du skal altid følge det beskrevne i ”Praksis for afholdelse af digitale stedprøver” (se længere nede på denne side)

    OBS

    Vær opmærksom på at der på prøver med ITX Flex overvågning ikke kan laves individuel starttid, kun sluttid. Så hvis det ønskes, skal der oprettes en særskilt prøve for den/de pågældende studerende.

    Frem til prøvestart kan indhold eller fordeling af opgavesæt ændres, og de studerende vil få den opdaterede version udleveret i ITX Flex. Ændres det efter prøvestart, skal de studerende hente opgaven fra Digital Eksamen i stedet for ITX Flex

    Når flueben ved ”Overvågning” er sat vil nedenstående ikon fremkomme udfor prøven:


    Prøveopsætning

    ITX Flex er integreret med Digital Eksamen, og du angiver i systemet under fanen [Prøvedata] følgende:

    1. om der skal digital overvågning på prøven (det tilpasser sig automatisk prøvens tider, også studerende med forlænget tid)
    2. om der skal afleveres i Digital Eksamen eller i ITX Flex

    Aflevering i ITX Flex

    Vi anbefaler at der afleveres via ITX Flex, da de studerende da kan aflevere direkte via det program de allerede har åbent. De skal blot benytte det afleveringsflow der er at finde nederst på ITX Flex siden, og de skal således ikke logge på Digital Eksamen for at få afleveret. Hvis der afleveres via ITX Flex vil der ikke kunne opstå ”kø” og der bliver afleveret med det samme.

    Aflevering i Digital Eksamen

    Hvis der skal afleveres i Digital Eksamen, skal de studerende følge link i ITX Flex og via den vej logge på Digital Eksamen og aflevere via afleveringsflowet der. Hvis der afleveres på denne måde skal vi gøre opmærksom på, at der kan opstå ”kø” i afleveringsfasen, og at der først er afleveret når alt er uploadet, det kan derfor tage længere tid for de studerende at aflevere.

     

  • +

    Infoark til tilsyn

    Stedprøver afholdt i Digital Eksamen har medført nye opgaver til tilsynspersonalet, eksempelvis digital registrering af fremmødte studerende.

    Du kan her downloade et infoark med vejledninger til at løse disse opgaver.

    Download infoark

  • +

    Kort vejledning til studerende - PDF

  • +

    Overvågning af Moodle prøver med ITX Flex

    Sådan kan ITX Flex bruges til at overvåge en Moodle Quiz.

    download vejledning

  • +

    Praksis for afholdelse af digitale stedprøver

    Download vejledning

    Inden du går i gang med at oprette en digital stedprøve i Digital Eksamen (DE), bedes du læse disse detaljer vedr. praksis igennem.
     

    1. Før prøven:

    Digital Eksamen

    • Studiesekretær opsætter prøve i DE.
      Bemærk: Hver prøve har en unik kode (pinkode), som de studerende skal bruge, for at kunne tilgå prøven

     

    Eksamenslokaler internt på aau

    • Studiesekretær booker eksamenslokaler.
    • Studiesekretær har ansvar for eksamenslokaler ift.: 
      • Opsætning af borde/stole i eksamenslokaler
      • Strøm i eksamenslokaler (Studiesekretær kan kontakte betjent herom)
    • ITS har ansvar for eksamenslokaler ift. netværk i eksamenslokaler.

     

    Eksamenslokaler i eksterne haller

    • Studiesekretær lejer ekstern hal ud fra indkøbsenhedens vejledning ”Aftale om leje af lokaler i Aalborg til afholdelse af eksaminer”. Læs mere her.
    • Under anvisning af studiesekretær er den eksterne hal ansvarlig for:
      • Opsætning af borde/stole i eksamenslokaler
      • Strøm og netværk i eksamenslokaler

     

    Booking af IT vagter ved digitale itx flex overvågede sstedprøver

    • Studiesekretær booker en IT-vagt via bestillingsformularen
      • Vejledning til udfyldelse af formularen findes her
    • ITS kan rekvireres indenfor Onsite supports åbningstid. Åbningstider findes på www.its.aau.dk/support.

    • Aftaler for eksamener i den ordinære eksamenstermin oprettes senest en måned før eksamensdatoen.
      • Bestilles der efter deadline, kan ITS ikke garantere supporthjælp
      • I tilfælde af ressourceknaphed forbeholder ITS sig retten til at ændre starttidspunkt for prøver, f.eks. ved at skubbe prøven en halv time eller allokere færre IT-vagter. Dette kun efter aftale med studiet.
    • Aftaler for eksamener i reeksamenstermin oprettes så snart datoen kendes, dog senest 7 dage før.
       

    Booking af tilsyn

    • Studiesekretær booker tilsynspersoner:
      • Studielegalitet vedligeholder en database over tilsynspersoner, det kræver at man er oprettet som bruger for at kunne anvende den, er du ikke oprettet kontakt da Studielegalitet.
      • Derudover vedligeholder nogle institutter en liste over egne tilsynsførende
    • Tilsynsførende opgaver:
    • En tilsynsperson skal være oprettet i DE for at kunne udføre opgaverne der følger som tilsynsperson:
      • Findes tilsynspersonen ikke i DE, skal vedkommende oprettes i DE under Administrative værktøjer -> Administrér tilsynspersoner.
      • Bemærk:
        Telefonnummer skal være et mobiltelefonnummer.
        Hvis en tilsynsperson skal kunne logge på DE med Nem-id, er det nødvendigt at tilføje vedkommendes cpr-nummer.
    • Tilsynsundervisning:
      • Der afholdes Tilsynskurser hvert semester fysisk i Aalborg. Esbjerg og København har her mulighed for at deltage via videolink. 
      • Kurserne som udbydes kan ses her
    • Studiesekretær kan downloade skabelon af Infoarket og tilpasse egne tilsynspersoner hvis ønsket.

     

    ITX Flex (Det er et krav at bruge ITX Flex til stedprøver i DE)

    Studiesekretær

    • Studiesekretær aktiverer overvågning i DE på prøven (fanen 'Prøvedata'), og angiver hvordan de studerende skal afleveres deres besvarelse: Anbefalingen er at sætte prøven til aflevering via ITX Flex, da dette er nemmere for studerende at forstå og også giver en bedre afleveringsafvikling – især på prøver med mange studerende. Se mere i ITX Flex vejledning.

    • Studiesekretær angiver i DE hvilke hjælpemidler, der er tilladt til den enkelte prøve, og sikrer, at relevante oplysninger og regler for prøven (herunder ITX Flex) formidles til de studerende.
      Dette kan med fordel tilføjes som eksamensinformation på prøven i DE.

          

    ITX FLEX informationsansvarlig (Institutterne)

    • ITX Flex efterbehandler sikrer sig, at de har modtaget de nødvendige oplysninger for at kunne efterbehandle prøvedata. Hvis der mangler oplysninger, rekvireres de ved studiesekretæren.

     

    Underviser

    • Underviser bestemmer hvilke hjælpemidler, der er tilladte til eksamen og videreformidler disse enten direkte til studerende via f.eks. Moodle eller gennem studiesekretæren.
    • Underviser bør være eksplicit omkring tilladte/forbudte hjælpemidler, så det ikke giver anledning til tvivl.
      • Bemærk! Brugen af ITX Flex forudsætter online adgang, så dette er et krav for at kunne afholde digitale stedprøver.
      • Lav eksempelvis en positiv/negativ liste tilladte hjælpemidler, f.eks. at ”Studerende må benytte internet men ikke dele filer eller kommunikere” eller ”Studerende må benytte egne noter men ikke internet til søgning, fildeling eller kommunikation”.
         

    For spørgsmål til hvad DE/ITX Flex kan: Kontakt Studiesystemer.

    For spørgsmål til eksamensregler: Kontakt Studielegalitet.

    -----

    2. Under prøven:

    Studiesekretær

    • Studiesekretær er om muligt til stede i lokale(r) ved prøvestart
    • Studiesekretær er under hele eksamens varighed tilgængelig pr. telefon
    • Afholdes eksamen i flere lokaler, bør studiesekretæren opholde sig et centralt placeret sted ift. alle lokaler og informere tilsyn om, hvor de kan træffes
    • Studieekretær er ansvarlig for at tage kontakt til underviser ift. spørgsmål om eksamensopgaven

     

    IT VAGTEn

    IT-Vagten bistår ift. tekniske problemer og IT-mæssige problemer under en stedprøve i forbindelse med ITX-Flex

    Afholdes eksamen i flere lokaler vil IT-vagten(erne) opholde sig et centralt placeret sted ift. alle lokaler og informere tilsyn om, hvor de kan træffes

    • Der kan forventes at IT-vagten:
      • Kan guide til at komme på wifi
      • Kan hjælpe de studerende der har behov for dette, godt i gang med deres eksamen i forbindelse med DE og ITX-Flex
      • Kan supportere den studerende med aflevering i enten DE eller igennem ITX-Flex
    • Der kan IKKE forventes at IT-vagt:
      • Kan supportere og hjælpe med problemer ved andre programmer end ITX-Flex
      • Kan supportere og hjælpe med glemt brugernavn eller kode til DE
      • Kan supportere og hjælpe tilsyn eller sekretær med DE og evt. problemer i systemet.

    Ved omfattende systemfejl eller netværksnedbrud, som ikke kan afhjælpes og som påvirker eksamensafviklingen kontaktes Studiesekretæren.

    • Eksamener der afholdes internt på AAU
      • IT-Vagten fremmøder før prøven som aftalt i bookingen, typisk 1 time før prøvestart, og er til stede i det bookede tidsrum.

      • IT-Vagten er behjælpelig med at få de studerende i gang med ITX-Flex og andet af teknisk karakter, som er påkrævet for, at ITX-Flex fungerer, fx WIFI.

    • Eksamener der afholdes i eksterne haller
      • IT-Vagten møder som aftalt i Bookingen, typisk 1 time før prøvestart, og er til stede i det bookede tidsrum.

      • IT-Vagten er behjælpelig med at få de studerende godt i gang med ITX-Flex og andet af teknisk karakter, som er påkrævet for, at ITX-Flex fungerer, fx WIFI

      • Tilbyder stedet (eks. hallerne) netværk og strøm, påhviler ansvaret for disse stedet. 

    ITS er tilgængelig på tlf. i åbningstiden (se dem her: www.its.aau.dk/support)

     

    Tilsyn

    Instrukser til tilsyn er at finde i AAU Håndbogen.
     

    Underviser

    • Anbefaling: Underviser er tilgængelig under eksamen ift. evt. fejl i opgaven, spørgsmål om formalia etc.
       

    ITX Flex Overvågning i Tilsynsgrænsefladen?

    I Tilsynsgrænsefladen er der en ITX fane, som viser om studerende har forbindelse til ITX serveren, om overvågning er aktiv og om de har fået adgang til deres opgavesæt m.m.

    Værktøjet kan bruges til at identificere studerende med forbindelsesproblemer, inden prøven går i gang. Der er ikke udarbejdet praksis for anvendelse af værtøjet, men tilsynsførende og IT-Vagten er undervist i funktionerne.

    HVIS NOGET FEJLER

    Hvis noget fejler for den studerende i forbindelse med at hente opgavesættet eller at få afleveret, så kan det skyldes at afleveringen er sat til "Afleverer i ITX-Flex". Det kan du som eksamensadministrator ændre på følgende måde:

    • Gå ind på prøven i DE
    • Vælg fanen [Studerende]
    • Rediger den pågældende
    • Ændre til "Aflevere i Digital Eksamen eller ITX Flex"

    Denne ændring kan foretages på den enkelte studerende, men også på hele prøven, hvis det skulle blive nødvendigt:

    • Gå ind på selve prøven i DE
    • Vælg fanen [Prøvedata]
    • Sæt flueben i "Benyt ITX Flex"
    • Vælg/Ændre hvor der skal afleveres

    -----

    3. Efter prøven:

    Studiesekretær

    • Studiesekretær møder evt. op til prøveslut
    • Studiesekretær følger op på prøven i DE:
      • Afgiver administrative bedømmelser
      • Følger op på noter fra tilsynspersonalet

    ITS

    • Tidspunkt for ITS fremmøde aftales individuelt for hver prøve

     

    ITX FLEX (Det er et krav at bruge ITX Flex til stedprøver i DE)

    Studiesekretær

    • Studiesekretær gennemgår prøver i DE ift. mistanke om snyd via notefunktionen i DE, tilbagemelding fra underviser, tilsynsførende m.fl. ved mistanke.

    • Såfremt Studiesekretæren får mistanke om snyd efter prøvens afslutning, orienterer Studiesekretæren den tilknyttede ITX FLEX efterbehandler pr. mail. Af mailen bør fremgå relevante prøveoplysninger (noter mv.).   

     

    ITX Flex Efterbehandler (Institutterne)

    • ITX Flex efterbehandler tilgår Eksamensloggen og efterbehandler data. ITX Flex efterbehandler behandler de fremsendte prøveoplysninger med udgangspunkt AAUs eksamensregler og universitetets disciplinærregler.
    • Studiedata ved Fælles Service har udarbejdet en vejledning vedr. behandling af prøvedata.
    • Studiet inddrages i efterbehandlingen, når der skal tages stilling til, om der skal iværksættes yderligere undersøgelser.

      ITX Flex efterbehandler udpeges af institutterne

     

Generelle funktioner

  • +

    Brug af Filtre og statusbokse i Digital Eksamen

    For at lette overblikket over hvilke prøver, der potentielt kræver ens opmærksomhed, uden der behøves scrolle ned over en lang liste af prøver, eller at skulle ind på hver enkelt prøve, er der en statusboks i toppen af hver prøvetypes overbliksbillede. 

    Der er for hver prøvetype blevet udvalgt en del forskellige statusser, som en prøve kan have, og som man gerne vil kunne gøre administrator umiddelbart opmærksom på. Hver status knytter sig til en filtreringsmulighed således at, hvis man klikker på en given status vil systemet filtrere visningen af prøverne, så kun de prøver, der har den pågældende status vises. Dermed vil administrator nemmere kunne behandle de enkelte prøve – enten hver for sig eller ved masseredigering.

    For at imødegå tvivl om hvad en status dækker over, er der lavet en forklarende mouseover-tekst til de enkelte.

    Husk på at fordi systemet således gør administrator opmærksom på noget, betyder det ikke at administrator nødvendigvis skal foretage sig noget.

    Filtrering

    Der er findes overordnet filtreringsmuligheder i toppen af billedet. 'Vis kun mine prøver’ og ’Vis kun ikke færdigbedømte prøver’. Her kan man udover kun at få vist sine egne prøver (de prøver hvor du er registreret som administrator), kan der frasorteres prøver, som er færdige i den forstand at alle studerende har fået et færdigbedømt resultat og dermed ikke behøver mere opmærksomhed.

    Der findes filtre på prøveoversigten, som ikke er indeholdt i statusboksen. Indholdet i drop-down listen hvor der kan vælges filtrering er lavet sådan, at de filtreringer der ikke er indeholdt i statusboksen, er placeret øverst. 

    Filtrene på prøveniveau under de enkelte prøvetyper er ens og kan anvendes som hjælp til at indkrese søgningen på hvilke prøver der vises under den ønskede prøvetype.

    Filtre på faneniveau under fanerne "Bedømmere", "Studerende" og "Besvarelser" for Prøver uden tilsyn:

    Filtrene er ens på tværs af fanerne under prøvetypen og fastholdes ved skrift imellem fanerne.

    Filtre på faneniveau under fanerne "Bedømmere", "Studerende" og "Besvarelser" for Prøver uden aflevering:

    Filtrene er ens på tværs af fanerne under prøvetypen og fastholdes ved skrift imellem fanerne.

    Filtre på faneniveau under fanerne "Bedømmere", "Studerende" og "Besvarelser" for Skriftlige stedprøver:

    Filtrene er ens på tværs af fanerne under prøvetypen og fastholdes ved skrift imellem fanerne.

    Filtre på faneniveau under fanerne "Bedømmere", "Studerende" og "Besvarelser" for Afsluttende prøver:

    Filtre under "Alle Eksamensaktiviteter":

  • +

    Procedure ved fejlindberettede bedømmelser

    OBS: For at undgå fejlindberetninger, anbefales det, at man venter med at indberette de administrative bedømmelser f.eks. til de faglige bedømmelser også er på plads. 

    Se evt. også vejledningen "Administrative bedømmelser" under "Prøveopsætning".

  • +

    Prøveoversigt

    På forsiden af Digital Eksamen findes indgangen til de forskellige prøvetyper.

    Hver prøvetype har sin egen boks med en beskrivende tekst, og ved klik på de respektive bokse linkes man til en oversigt over de prøver, der er tilknyttet den boks, man har klikket på. Derudover er der en boks for ’Alle eksamensaktiviteter’ og ’Alle prøver’.

    ALLE PRØVER

    Under ’Alle prøver’ kan administrator få et samlet overblik over prøver og arbejde på tværs af forskellige prøvetyper. Hvis man sætter flueben i ’Vis kun mine prøver’ vil man få vist en samlet visning af sine egne prøver i en konkret periode, hvor man selv er registreret som eksamensadministrator.

    ’Alle prøver’ er primært til overblik og identifikation af en eller flere prøver, som potentielt kræver opmærksomhed. Det erstatter ikke behovet for at arbejde fra overbliksbilledet på de enkelte prøvetyper. Eksempelvis kan man ikke masseredigere prøver fra ’Alle prøver’.

    NAVIGATION MELLEM ENKELTE PRØVETYPER OG ’ALLE PRØVER’

    Der kan navigeres mellem oversigtsbilledet på de enkelte prøvetyper samt ’Alle prøver’ ved at klikke på trekanten ved siden af sideoverskriften. Dette aktiverer en lille dropdown-liste, hvorfra man kan navigere videre.

  • +

    Status på tilmeldinger

    Digital Eksamen udstiller STADS-data, og viser samtlige tilmeldinger med behandlingsstatus ’tilmeldt’. Studerende kan godt have tilmeldinger med checkstatus ’afvist’, men hvor behandlingsstatus fortsat er ’tilmeldt’.

    Du kan se checkstatus på de studerendes tilmeldinger i STADS, men denne udstilles også direkte i Digital Eksamen.

    I oversigtsbilledet 'Alle eksamensaktiviteter' finder du din prøve, og klikker på tilmeldingerne i den sidste kolonne: 

    Hvis du klikker på 'Tilmeldinger' vises et pop-upvindue med de studerende og deres checkstatus:

    I eksemplet ovenfor er en tilmelding afvist. Ved eksempelvis kandidatspecialer er dette helt normalt, men er der tale om en forkert tilmelding, skal behandlingsstatus ændres fra ’godkendt’ til ’afmeldt’ eller ’annulleret’. Medmindre der foreligger en anden aftale, er det eksamenskontoret, der foretager denne ændring.

  • +

    Systembeskeder

    Her finder du en oversigt over hvornår der sendes hvilke beskeder til de forskellige brugere af Digital Eksamen:

    eksamensadministrator

    Der  sendes besked:

    • når prøven starter og den ikke er synliggjort
    • når prøven slutter og den stadig ikke er synliggjort
    • to timer efter bedømmelsesperioden er slut, hvis ikke alle studerende tildelt mindst én bedømmer
    • to timer efter bedømmelsesperioden er slut, hvis der er studerende, som har afleveret for sent
    • to timer efter bedømmelsesperioden er slut, hvis der er studerende, som har afleveret, men ikke længere er tilmeldte
    • 3 dage inden bedømmelsesperioden slutter, hvis der er ubedømte besvarelser på prøven

     

    Bedømmere

    Der sendes besked:

    • når bedømmelsesperioden starter, men kun hvis der er noget at bedømme, det vil sige hvis bedømmer er tildelt en eller flere studerende, som har afleveret korrekt og rettidigt (systemet er bygget således, at man altid får en mail, men også kun én, hvis man har noget at bedømme - uanset om man tilknyttes før eller efter bedømmelsesstart)
    • 3 dage inden bedømmelsesperioden slutter, hvis der er ubedømte besvarelser på prøven

     

    studerende

    Der sendes besked:

    • når prøven synliggøres: tilmeldes en studerende først efter prøven synliggøres eller går i gang, modtager den studerende også en besked
    • når den studerende har afleveret igennem Digital Eksamen (hvis der afleveres igennem ITX Flex modtages der midlertidigt ingen besked pr. mail)
    • hvis den studerende har afleveret for sent
    • 1 time efter prøven slutter, hvis den studerende endnu ikke har afleveret til PURE

    Ved. gruppedannelse, sender besked:

    • hvis den studerende er blevet inviteret til en gruppe
    • hvis en studerende accepterer invitation til en gruppe, sendes besked til alle i gruppen
    • hvis en studerende, som er en del af en gruppe, udmelder sig, sendes besked til alle i gruppen
    • når gruppen afleverer en besvarelse - afleveres der flere gange, sendes afleveringskvittering igen til alle i gruppen