Information fra Studie-IT vedrørende Digital Eksamen ift. sommertermin 2016
Der er blevet gennemført en række fejlrettelser i DE.
Det drejer sig primært om smårettelser og visningsfejl, men fejlen vedrørende låste censorer er også løst. Man kan nu igen redigere censorer, uanset om udløbsdato er overskredet eller helt mangler.
Vi har desværre ikke fået den ventede løsning ift. håndtering af store filer.
Nedenfor er der uddybende information om:
- Store filer
- Integration mellem DE og PURE
- Hjælp og ressourcer ift. Digital Eksamen
Store filer
Det var forventet, at funktionaliteten til store filer skulle implementeres i en opdatering i begyndelsen af maj måned. Den er kommet, men der er desværre nogle udfordringer, som gør vi ikke kan bruge det endnu. Forventningen er, at vi får det leveret i første uge af juni.
I vil derfor kunne se, at man har mulighed for at krydse ”store filer” af under fanebladet ”prøvedata” - Det er her vigtigt at sige, at selvom muligheden er til stede i DE, så virker løsningen ikke fuldt ud – og vi kan ikke garantere funktionaliteten. Anbefalingen er derfor, at man ikke bruger ”Store filer” funktionen på nuværende tidspunkt, men afventer besked fra Studie-IT om at den er klar til brug.
Hvad betyder det så?
I praksis betyder det blot, at nuværende praksis fortsættes uændret. Kort sagt betyder det at:
- Systemet kan håndtere afleveringer på op til 200mb per fil. Det gælder både hoveddokument og bilag.
- Er de studerendes besvarelser større end det, skal de derfor aflevere ”uden om” DE, dvs. på en USB, fileshare eller andet.
Integration mellem DDE og PURE (Det digitale Projektbibliotek)
Siden 8. april har der været fuld integration mellem DE og PURE. For at virke, er det dog meget vigtigt at prøven sættes korrekt op, da det ellers giver en række problemer for de studerende, når de afleverer.
Vi har desværre haft flere eksempler på at man har glemt et af de nødvendige skridt, i prøveopsætningen. Der er nemt at overse, så vi arbejder på at forbedre løsningen, men indtil da, vil vi gerne indskærpe at det er vigtigt, at man følger vejledningen. Den ligger både her i mailen (nedenfor) og på hjemmesiden under vejledninger til sekretærer . Den hedder ”automatisk aflevering til projektbiblioteket” (link her).
- Aflevering af projekter sker kun ét sted: i DE
- Ved aflevering i DE, bliver studerende bedt om at udfylde supplerende information i DDPB via et direkte link til en DDPB-indberetningsformular
- Studerendes besvarelser sendes først til bedømmelse, når der er afleveret i DDPB
- Studerende, som ikke udfylder de supplerende informationer, modtager påmindelser to gange efter afleveringsfristen (hhv. efter 1 time og 1 døgn)
- Når der indberettes karakterer via DE, og disse er bestået, godkendes, og evt. offentliggøres, projektet automatisk i DDPB.
Kriterier for anvendelse af overførsel til DDPB:
- Besvarelsesinformationer skal være udfyldt med mindst én Titel (dansk eller engelsk) og spørgsmål vedr. fortroligt materiale
- uden denne information, kan projektet ikke afleveres til DDPB.
- Flueben er sat i Afleveres i PURE under fanen Prøvedata
Hjælp og ressourcer ift. Digital Eksamen
På nuværende tidspunkt er der oprettet over 2000 prøver i Digital Eksamen, og der er allerede indberettet mere end 6000 karakter gennem systemet. Så brugen af DE er taget godt til, og anvendes bredt på alle fakulteter.
I den forbindelse er der naturligt et øget behov for hjælp og support, og vi vil gerne bruge lejligheden til at nævne de forskellige ressourcer:
- Primært er der hjemmesiden http://www.de.aau.dk/ hvor I kan finde svar på langt de fleste spørgsmål til opsætning og ”hvordan gør jeg lige…”.
- Kan man ikke finde svar i vejledningerne eller hos en kollega, så står vi til rådighed via indbakken digitaleksamen@aau.dk. Vi gør vores bedste for at svare hurtigt på alle henvendelser, men i spidsbelastningsperioder må der forventes op til 3-4 dages svartid. Vi opfordrer derfor til, at man sætter sin prøver op så tidligt som mulig, så man kan bede om hjælp i god tid.
- Der er mulighed for hjælp på telefonen på lokalnr. 9720, men der er ikke hotline support –der kan være tidspunkter, hvor vi ikke træffes.
- Kan man ikke fremsøge en eksaminator i DE, skyldes det typisk at vedkommende ikke er registreret korrekt i et af følgende systemer: Scanpas, AdmDB eller AD’et. Institutsekretæren kan hjælpe, hvis det er AdmDB, der skal ajourføres, men vi opfordrer til, at man kontakter ITS på support@its.aau.dk eller lokal nr. 2020.