AAUs system til digitale prøver

Digital Stedprøveløsning klar til brug

Mail vedr. den digitale stedprøveløsning sendt 11-10-2016 til skoleledere og -sekretærer

Lagt online: 11.10.2016

Vi er glade for at kunne meddele at den digitale stedprøveløsning nu er et generelt tilbud på AAU.

Som led i dette vil vi bede jer videreformidle det omtalte materiale og orientere relevante undervisere og eksamensadministratorer om muligheden.

Som med den generelle udrulning af Digital Eksamen ligger beslutningen om omfang og hastighed af udrulning af digitale stedprøver på skoleniveau.

Som det fremgår nedenfor, er  V16-17 terminen en overgangsfase, primært ift. prøver i eksterne haller og efterbehandling af data fra Exam Monitor – ingen af disse blokerer dog for at tage løsningen i  brug.

Vi tilstræber at  holde et demonstrations/åbent kontor arrangement så hurtigt som muligt, så interesserede har mulighed for at spørge og evt. se hvordan løsningen virker.

Hvad betyder digitaliseringen af stedprøver:

  • For de studerende betyder en digital stedprøve (DS) i udgangspunktet en nemmere afleveringsproces – Alt foregår digitalt fra indtjekning, tilgang til prøven, udfærdigelse, aflevering og  bedømmelse. DE skal ikke bekymre sig om printere og papir, men dog sikre sig at deres PC er klar jf. prøvens krav.
     
  • For eksamensadministratoren reducerer DS en række manuelle opgaver: fx opgavehåndtering, distribution, protokoller osv. Men forudsætter også  en række arbejdsgangændringer ift. en papireksamen: Vi henviser i den fobindelse til vores hjemmeside: www.de.aau.dk/studiesekretaer/vejledninger/ hvor der ligger praksisbeskrivelser, vejledninger og andre hjælperedskaber til Stedprøveløsningen.
     
  • For tilsyn betyder DS en betydelig ændring af deres opgaver, og vi anbefaler de uddannes i  det inden man går i gang.
     
  • For bedømmere er der igen forskel på en stedprøve og en skriftlig hjemmeopgave i Digital Eksamen-brugerfladen. Det vil være vigtigt med en tydelig kommunikation om hvilke hjælpemidler, der er tilladt, idet DS setuppet forudsætter fuld internetadgang, og de studerende arbejder på egen PC.

 

Udrulningen af den digitale stedprøveløsning på AAU

I S16 blev Digital Eksamen systemet testet i sammenhæng med overvågningssystemet Exam Monitor og antiplagiat systemet Urkund. 
Konklusionerne fra pilotfasen er, at den tekniske løsning er klar til brug, mens implementeringen af digitale stedprøver i stor målestok vil kræve en række tilpasninger af arbejdsgange, som skal gennemføres i E16 og F17.

Mhp. at få løsningen rullet ud ift. V16-17  har Styregruppen for Digital Eksamen godkendt en 3-trins proces for implementering:

1. Den grundlæggende løsning er godkendt og kan tages i brug ift. eksaminer til V16-17 terminen - under følgende forudsætninger:

  • Den digitale stedprøveløsning er et tilbud til fagmiljøerne – Der er op til skolerne at beslutte i hvilket omfang stedprøver skal gennemføres i Digital Eksamen setuppet.
  • Exam Monitor kan og bør anvendes til alle digitale stedprøver. Opgaven med efterbehandling af EM data vil i en overgangsfase ligge hos Studie-IT, indtil opgaven placeres endeligt. Principper for og omfanget af efterkontrollen vil blive diskuteret i E16. I overgangsfasen vil  der kun blive tjekket på baggrund af stikprøver samt på anfordring (mistanke) fra tilsyn og de eksamensansvarlige.
  • Planlægningen af den digitale stedprøve, herunder booking af support og uddannelse gennemføres som beskrevet i de vedhæftet praksisbeskrivelser.
  • Der kan ikke garanteres hotline support fra Studie-IT under prøverne. ITS Onsite support er til stede under prøverne og har  kendskab  til både DE og EM – samtidigt anbefaler vi at stedprøver i DE  oprettes i god tid, så udfordringer ift. opsætningen af prøven kan afhjælpes inden prøvedagen.

2. I E16 og F17  forankres nye og ændrede arbejdsgange, herunder:

  • Opkvalificering af ITS –onsite support til at kunne varetage fuld hotline support ift. DE og EM i tilgift til de tekniske aspekter af en digital stedprøve
  • Opkvalificering af tilsynsførende
  • Endelige organisatorisk forankring af opgaven  vedr. Exam Monitor (opsætning, kollegial vejledning og rådgivning samt efterbehandling af prøver for snyd)

3. Udvidelse af den digitale stedprøveløsning med flere prøveformer

  • Vi forventer at kunne tilbyde en integreret Multiple Choice løsning i DE i løbet af 2017.
  • Der arbejdes på at finde en løsning som kan digitalisere papirmateriale (fx grafisk fremstilling, formler o.lign.) til en Digital Eksamen prøve.

 

I relation til ovenstående arbejdes der på at finde en model for brug af det digitale stedprøve setup i eksterne haller - dette forventes dog ikke klar før S17.

Indtil en central løsning er klar vil man dog sagtens kunne bruge løsningen i eksterne lokaler, herunder rekvirere uddannelse af tilsyn, IT support mv. men det kræver en forstærket dialog mellem administrator og lokaleudbyder mhp. at sikre de nødvendige vilkår for netværk og strøm i lokalerne.

 

Kort om den digitale stedprøve løsning:

Grundlæggende information:

  • Der er tale om en BYOD tilgang, hvor studerende selv skal have egen PC med til prøven
  • Løsningen kræver at der er strøm til alle pladser og trådløst netværk med fuld internet adgang i lokalet.
  • Prøven kan integreres med automatisk plagiatkontrol af afleveringer i Urkund og liveovervågning under prøven via Exam Monitor. Bemærk: Exam Monitor køres på brugslicens og medfører en udgift for studiet på 20kr./studerende på en prøve. Exam Monitor kan overvåge hvad der sker, men ikke forhindre brugen af ikke tilladte programmer, internet søgning m.m. Det anbefales derfor, at der er skærpet fokus på hvilke hjælpemidler, der er tilladt og hvad der ikke er tilladt til prøven.
  • Der kan rekvireres Onsite support fra ITS til prøve start og slut
  • Prøvens tid kan nemt justeres, hvis der fx er strømudfald under prøven.
  • Der kan afleveres i  alle kendte filformater ift. aflevering. – Prøven kan sættes op til at definere godkendte filformater.
  • Aflevering af papirmateriale understøttes  ikke pt.

 

Selve prøven:

  • Prøven sættes op i DE, hvor der kan tilføjes et eller flere opgavesæt. Opgavesæt kan alterneres (hvilken opgave den enkelte studerende ser i DE), men der er ikke redskaber til fordeling af de studerende i lokalet – dette skal planlægges forud.
  • Tilsyn registrerer fremmøde og kan oprette noter på studerende i DE eller på prøven som helhed.
  • For at kunne tilgå en eksamen skal den studerende være registreret som fremødt af en tilsynsførende og  indtaste et eksamens ID.
  • Før eksamen kan de studerende se metadata for prøven (tidspunkt titel, prøveinformationer som uploadet af administrator – fx tilladte hjælpemidler m.m.)
  • Når eksamen starter bliver opgaven synlig for de studerende,  og de kan arbejde indtil deadline . Den studerende skal aktivt vælge at aflevere i DE.
  • Eksamen overvåges af  Exam Monitor, som overvåger alle processer på pc’en mens eksamens kører. Systemet hindrer ikke adgang til programmer, sider eller processer.
  • Overskrides deadline, uden den studerende har afleveret, kræves der dispensation for at kunne aflevere noget.

 

Efter prøven:

  • Besvarelser sendes til bedømmelse hos tildelt bedømmer
  • En bedømmer kan tilgå alle sine besvarelser i DE eller downloade og bruge 3.-parts annoteringsværktøj.
  • Bedømmelser gives direkte i DE eller i exceludtræk fra DE, som kan uploades og så karaktererne kommer med.  Karakterer er indberettet når alle tildelte bedømmere har givet samme karakter og har klikket ”indberet”.
  • Tilgås ikke-tilladte programmer under prøven vil dette kunne ses i efterbehandling af Exam Monitor prøvedata.

Såfremt der er spørgsmål til Det digital Stedprøve setup er I velkomne til at kontakte Studie-IT på de@aau.dk